Webmøder kan blive en salgsleders bedste ven på grund af de mange muligheder. Det letter hurtigt og gnidningsløst samarbejde, når teams er geografisk spredt, og med fremkomsten af ny software og tilgængelige teknologier tilbydes der stadig smartere løsninger til onlinekommunikation. Men vores digitale horisont medfører også udfordringer, som din salgsorganisation skal overvinde, både hvad angår produktivitet og implementering.
Allerede i 2017 pegede undersøgelser fra ProSales Institute (nu Mercuri Research) på, at hele 70 % af B2B-salgsorganisationer bruger online webkommunikation som en ressource.1 I dag er dette tal sandsynligvis tættere på 100 %. Men webmøder er forbundet med en række udfordringer og kræver en del øvelse, før de bliver et pålideligt alternativ.
Lid & Falkman (2014) har samlet forskning fra en række undersøgelser og identificeret tre fælles problemområder, som de fleste virksomhedsledere kæmper med, når de går over til et digitalt medie: 1) at lede webmødet, 2) at få deltagerne til at opføre sig produktivt og 3) at præsentere ordentligt.2 I denne artikel diskuterer vi disse udfordringer og giver råd om, hvordan man håndterer dem. Du finder også tre tjeklister, som kan bruges til at støtte dig og dit team.
1. Ledelse af et webmøde
Ledelse er mere end bare at uddele ordrer. Det handler om struktur, overblik, gruppesammenhold og meget mere. Frem for alt ved en god leder, hvordan man motiverer sine medarbejdere og går altid foran med et godt eksempel.
“Det er klart, at et virtuelt møde ikke kun handler om teknologi. Faktisk kan det kræve endnu bedre tale- og mødefærdigheder, end et personligt møde gør.”
David Strom, Baseline Magazine
Under et webmøde kan tingene hurtigt komme ud af kontrol, hvis den ledende part ikke etablerer ordentlige rutiner og grundregler på et tidligt tidspunkt. Det kan omfatte en skriftlig dagsorden på forhånd, så man kan overholde tidsplanen, og grundlæggende etikette som at slå mikrofonen fra, når man ikke taler.
Desuden medfører manglen på fysisk interaktion en mindre grad af kropssprog og signalering med øjenkontakt. Det gælder især under videokonferencer. Du er nødt til at være tydelig, når du henvender dig mundtligt til deltagerne, så alle får en rimelig del af opmærksomheden og kan forblive engagerede i diskussionen.
Afhængigt af den anvendte software har du en række forskellige digitale værktøjer til rådighed. Brug dem med omtanke. Med afstemninger kan du f.eks. opfordre til “håndsoprækning” og få hurtig feedback på en forespørgsel. Det forkorter svartiden, øger interaktiviteten og opmuntrer deltagerne til at udtrykke stærkere meninger, når de bruges anonymt.
Djævlen ligger i detaljen, og det gør hele forskellen at følge en ordentlig procedure for at sikre et gnidningsløst webmøde. Og det inkluderer at identificere en korrekt procedure, når man leder et webmøde. Nøglespørgsmålene omfatter: Hvilken form for etikette skal der etableres? Hvilke trin skal jeg følge? Hvad skal jeg prioritere, når jeg leder et møde? Hvordan åbner og afslutter jeg mødet korrekt?
2. At engagere og få deltagerne til at opføre sig produktivt i et webmøde
Det kan virke sværere at deltage i et onlinemøde end i et fysisk møde. Men sandheden er, at det ikke burde være det. Vi mangler simpelthen øvelse. Det er forståeligt, at det kræver en god portion forsøg og fejl, før hver deltager bliver fortrolig med teknologien og er i stand til at interagere problemfrit med alle andre i teamet.
Et af de største problemer er at håndtere distraktioner. Når man arbejder hjemmefra, er det vigtigt at opretholde sunde rutiner og ikke afvige for meget fra de vaner, vi får på kontoret. Desuden bliver de fleste mennesker utilpasse, når de tvinges til at stå foran et kamera. Under en live-udsendelse har vi en tendens til at føle os “overvåget”.
Derfor bør dit hovedmål som leder være at instruere dit team i de rette procedurer og etikette for at overvinde disse forhindringer og opnå gruppesammenhold. Det sikrer, at dine webmøder holder sig til tidsplanen og inden for en solid ramme.
Engager dit team ved at gentage enkle rutiner, opmuntre til ‘best practice’ og inddrage dem aktivt i samtalen. For at øge produktiviteten skal du vurdere de mange styrker og svagheder ved onlinekommunikation. Det er en god idé at give dem klare instruktioner om etikette på forhånd, som beskriver, hvad de skal tænke på, når de deltager i et webmøde. Vigtige spørgsmål er bl.a: Hvordan håndterer jeg støj og forstyrrelser, når jeg arbejder hjemmefra? Hvordan bliver jeg fortrolig med den valgte software og/eller det valgte udstyr? Hvordan finder jeg et passende miljø? Hvordan håndterer jeg multitasking?
3. Retoriske virkemidler og korrekt præsentation
Hvad har de gamle grækeres visdom at sige om online webmøder? En hel del. Deres tidløse indsigt var med til at skabe grundlaget for effektiv kommunikation omkring 500 år før Kristus, og deres bundsolide principper for retorik og præsentation gælder stadig den dag i dag.
Mediet er for det meste irrelevant. Uanset om man holder en tale på byens åbne torv eller kæmper bag en computerskærm med hovedtelefoner på og larmende børn i baggrunden, gælder de samme regler.
En model inspireret af retorikkens fader, Aristoteles, kan være nyttig som forståelsesramme. Den tåler tidens tand og er blevet brugt af fremtrædende offentlige talere i årtusinder. Modellen hævder, at der er tre hovedtyper eller mål for kommunikation:
- At bygge på tillid har til formål at indgyde en følelse af troværdighed og autoritet
- At give fakta og statistikker har til formål at informere lytteren
- Brug af følelsesmæssige argumenter fremkalder en følelsesmæssig reaktion, der fører til drastiske ændringer
Den stærkeste af ovenstående er ifølge retorikken at opbygge tillid og troværdighed. Denne type kommunikation er kritisk og bør understreges. Uden en indledende følelse af tillid bliver det umuligt at stole på de statistiske og logiske argumenter, der er knyttet til den. Dette faktum får en helt ny betydning i en online-situation: Budbringeren er ofte skjult af webkameraet, og det bliver pludselig vanskeligt at kommunikere kropssprog effektivt på afstand.
Følelsesmæssige argumenter er næsten lige så vigtige, når formålet med præsentationen er at skabe forandring i en organisation eller gruppe. Fakta og logik er ofte ikke nok til at overtale folk til at handle på en bestemt måde. Dette bliver en udfordring under onlinemøder, da ansigtsudtryk ikke er så lette at formidle via nettet. Vi er ofte tvunget til at gøre en ekstra indsats for at udtrykke og kommunikere med følelser.
Vurder dine præsentationsteknikker som leder og brugen af retorisk struktur. Der er mange ting at huske på. Disse inkluderer: Hvad skal jeg have i tankerne før præsentationen? Hvilke kriterier skal jeg bruge, når jeg opstiller en ramme? Er kropssprog vigtigt? Hvordan skal jeg strukturere præsentationen?
Særlig ros til Amaru Segura for at have gjort et fantastisk stykke arbejde med at forberede denne artikel og det tilknyttede indhold under hans praktikophold hos ProSales Institute (nu Mercuri Research).
Referencer
1 ProSales Consulting. (2017). Bevidst, men ikke klar. B2B Sales Marketing Digitalization Study 2017. Stockholm, Sverige: Pixton, T, Rönnblom, J, Ejenäs, M. s.81
2 Lid Falkman, L. Lid Falkman, T. (2014). Virtuella möten: effektiv gränslös kommunikation. (1. [uppl.]). Stockholm: Liber, s.86-100
3 Strom, David (2010), TechKnow: Få mest muligt ud af virtuelle møder, Baseline Magazine, juli/augusti
